Beretning fra Bella Centeret, torsdag d. 28. oktober 2021, to dage før afvikling.
Et par af de ni store sættevognslæs, som har bragt lamper, ophæng og andet udstyr fra Nordic Rentals’ lagre i København og Hedensted står stadig ved Bella Centerets indgang. Indenfor bliver kilometervis af kabler rullet ud og teknisk udstyr sat op. Om cirka et døgn ankommer 4.500 gæster til Bella Centeret på Amager, og så går festen i gang. Det er, hvad afdelingsdirektør i Nordic Rentals, Jesper Sander, kalder en grundlæggende præmis i dette arbejde: Man kan ikke flytte deadline. Når gæsterne kommer, skal opsætningen stå klar. Uanset hvad.
“Det er altid en logistik udfordring at løfte et arrangement af denne størrelse, men vi er hyret ind til denne opgave, fordi vi har kapaciteten til det,” lyder det fra Jesper Sander.
Sammen med eventbureauet Monkfish, som har booket Nordic Rentals til opgaven, har han selv været med i planlægningen flere måneder forud for arrangementet. Han stod selv og tog imod alle lastbilerne, da de løbende ankom og fik dem læsset af i den rette rækkefølge. Han ved også, hvor udstyret skal hen, når det hele skal tages ned på søndag.
“Jeg kan godt lide arrangementer af denne størrelse. Det bliver ikke rutinearbejde, men min erfaring fra snart 20 år i branchen gør, at jeg er sikker på de ting, jeg foretager mig. Det giver mig et overskud til, at jeg også kan fokusere på de kreative ting og sparre med kunden, så vi får sat et optimalt arrangement sammen.”
Der kører lifte og trucks rundt mellem hinanden, og Bella Centeret ligner endnu ikke et venue for en jubilæumsfest for en af landets store virksomheder. Men der er roligt i maven hos Jesper Sander.
“Vi er foran, og der er ro på. Sådan skal det også være. Så kan vi begynde den endelige opsætning og sikre, at alt er 100 procent i orden. Sådan et arrangement er en holdindsats. Jeg gik 24.000 skridt den første dag, så jeg er med over alt, men jeg ved, at vi har gode folk på alle poster. De ved, hvad de skal gøre, så jeg er helt tryg ved, at de får opsætningen og afviklingen kørt helt i mål,” konkluderer Jesper Sander.
150 timers forberedelse og en kilometer aluminium
Den sagte lyd af en Segway er det eneste, der afslører, at Oscar Olsson er på vej fra den ene ende af Bella Centeret til den anden. Hvor Jesper Sander styrer det konceptuelle, er Oscar Olsson manden bag den tekniske planlægning af arrangementet. Hver eneste af de 20.000 genstande, som Nordic Rentals har med til Bella Centeret, er bestilt af Oscar i Nordic Rentals’ lagersystem. Og han har tekniske detailtegninger med over hele den store produktion, som er spredt over det meste af Bella Centeret, så han ved også, hvor hver enkelt kabel, lampe eller skærm skal være.
“Når vi først er i gang, rører jeg nærmest ikke nogen af vores ting, men det er mit ansvar, at alt er kommet med herud. Jeg har brugt 150 timer på at planlægge arrangementet, så det burde være i orden, men jeg ved, at der skal så lidt til, før der kan opstå et problem. Det er sådanne ting, der er med til at gøre arbejdet sjovt.”
Monkfish har valgt at lægge ekstra meget vægt på lyssætning og design til årets medarbejderfest for deres kunde. Og det giver arrangementet nogle helt særlige udfordringer, fortæller Oscar Olsson.
“Normalt har vi ikke en kilometer aluminium-ophæng til lamper med,” konstaterer han og peger rundt på nogle af de mange meter af sorte rør, hvor lamper, projektorer og andet udstyr skal hænges op på.
Det er lysdesigner Søren Sterndorff Peglau, som er hyret ind til at lave lyskonceptet og sørge for, at scenen og loungeområderne er badet i lige præcis det lys, han har designet hjemme på computeren.
“Jeg er ved at få det hele på plads nu,” lyder det fra lysdesigneren, mens han trykker og drejer på de uendeligt mange knapper og hjul på styreenheden foran ham.
“De første idéer til konceptet opstod sammen med Monkfish og Jesper Sander, så der har været en god sparringsproces med Nordic Rentals gennem forløbet, synes jeg.”
Mens Søren Sterndorff Peglau går i gang med de sidste justeringer, kan man se, Jesper Sander gå mellem de forskellige haller i Bella Centeret.
“Det er bare sådan, jeg er. Jeg kan ikke sidde stille,” siger han.
Tak for samarbejdet til Monkfish. Sammen fik vi lavet en fantastisk produktion.
